ISO 14001:2004对实施的影响

经过长达四年多的修订过程，新版环境管理体系标准（ISO 14001:2004）于2004年11月15日正式发布了。该标准的发布将对环境管理体系的建立和实施产生积极的影响。

一、新版标准对环境管理体系建立与实施的积极作用
虽然新版标准未作大的实质性改动，但修改的内容也很多。对体系的建立和实施，以及实施的有效性有积极的作用。
1.澄清了标准的要求，有利于理解和实施
新版标准清晰地表述了提出的要求，解决了1996版标准中有些规定不够明确甚至含糊不清的问题，有利于使用者的理解和实施。
新版标准在“4.1总要求”中规定：“组织应根据标准的要求建立、形成文件，实施、保持并持续改进环境管理体，并确定它将如何实现这些要求”。这清楚地说明组织建立、实施、保持环境管理体系时，要完全依据本章提出的要求，并通过各级体系文件确定其如何实现这些要求。这明确了环境管理体系的建立和实施的总体要求。与1996版标准相比，有很大改进。
1996版标准的4.4.7要求，组织应“确定潜在的事故或紧急情况，做出响应，并预防或减少可能伴随的环境影响”。其中，对于“做出响应”是指事故发生前的应急预案，还是发生之后的响应措施没有作出说明，实施中容易造成误解。新版标准修改为：组织应“确定可能对环境造成影响的潜在的紧急情况和事故，并制定响应措施”以及“组织应对实际发生的紧急情况和事故做出响应，并预防或减少伴随的有害环境影响”，澄清了“做出响应”的要求。
1996版标准仅规定：“管理评审过程应确保收集必要的信息，以供管理者进行评价工作”，但没有规定这些“必要的信息”应该包括哪些信息，导致在体系实施中，一些组织不能充分收集信息并在管理评审中进行评价，结果使管理评审不能真正起到确保体系的持续适宜性、充分性和有效性的作用。
新版标准详细规定了8项管理评审的输入内容，实施环境管理体系的组织必须按照这些要求实施。这些规定，有助于组织有效地进行管理评审。
从以上几个示例可以看出：新版标准将进一步引导组织正确理解环境管理体系标准的要求，并使之得到正确的实施。

2.强化了对遵守法律法规的管理，有助于实现环境方针的承诺
强化对遵守法律法规相关条款的要求，是新版标准的一个特点。例如：将定期评审法律法规遵循情况的要求，从4.5.1中分出来，增加了一个专门的要素“合规性评价”。此外，其他相关要素中的具体规定，也体现了强化遵守法律法规的意图。
新版标准“4.3.2法律法规和其他要求”规定，组织要“识别适用于其活动、产品和服务中环境因素的法律法规要求和其他应遵守的要求”，并明确提出组织要“确定这些要求如何应用于它的环境因素”。与1996版标准相比，这一点是很大的进步。由于1996版标准没有提出如此明确的要求，很多组织在体系建立与实施中没有针对其环境因素明确其适用法律法规的具体条款，而是笼统地列出了本组织适用的法律法规清单，甚至在接受外部审核时，还不了解所列法律法规的适用范围和具体内容。这样的清单，对体系的建立和实施基本起不到指导作用。
新版标准要求组织必须针对其各个与法律法规相关的环境因素，逐条确定其适用法律法规的具体条款，并进一步落实、执行这些要求。这对环境管理体系实施的有效性有极大的作用。
4.3.2还明确规定：“组织应确保在建立、实施和保持环境管理体系时，对这些适用的法律法规要求和其他要求加以考虑。”这一要求，充分体现了法律法规在体系建立与实施中的重要作用。组织为了实现环境方针中遵守相关适用法律法规的承诺，在充分识别了适用法律法规要求后，要在体系的建立和实施中充分落实这些法律法规的要求。
“4.5.2合规性评价”提出了“组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以定期评价对适用的环境法律法规（和其他要求）遵循情况”的要求，并规定应“保存对上述定期评价结果的记录”。这就要求组织充分评价其对每条适用法律法规的符合性。

3.明确了环境因素的控制是体系的核心任务
概括地讲，实施环境管理体系的任务就是：依据组织的环境方针，控制其环境因素。这一点，在1996版标准的引言和范围中都有相应的论述，但在定义和环境管理体系要求的相关要素中，其表述不够明确。
新版标准进一步明确了环境因素在体系建立与实施中的重要作用。例如，将环境管理体系的定义改为：“组织管理体系的一部分，用来制定和实施其环境方针，并管理其环境因素”。这非常明确地说明了“制定和实施环境方针，管理环境因素”是环境管理体系的核心任务。
在新版标准的多个要素中，都增加了有关环境因素的控制内容。例如：
在“4.3.1环境因素”中，明确提出了环境因素的控制要求：“组织应确保在建立、实施和保持环境管理体系时，对重要环境因素加以考虑。”明确了环境因素在建立、实施环境管理体系中的重要地位，正确地识别和评价环境因素是建立和实施环境管理体系地基础。
在“4.4.4文件”中规定：“组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需文件，包括记录。”这一规定，要求组织需对涉及重要环境因素的相关过程进行有效策划，以保证对涉及重要环境因素相关过程的运行进行有效控制。对上述策划、运行和控制，均需制定相应的文件，这就从文件要求的角度，加强了对环境因素控制的力度。
此外，在“4.4.2能力、培训和意识”中，增加了“组织应确定与它的环境因素和环境管理体系有关的培训需求”的要求；在“4.4.3信息交流”中，增加了“组织应决定是否与外界交流它的重要环境因素，并将其决定形成文件”的要求。这都体现出新版标准对环境因素在体系中地位的加强。

4.加强了与ISO 9001标准的兼容，有利于体系的建立实施
在新版标准中，增加了7个定义。这些定义基本上采用了ISO 9000:2000标准的定义。另外，在一些有共同功能的要素中，不但采用了与ISO 9001:2000标准相同的名称，其要素要求的结构和内容的描述，也尽量做到与其相同或相似。例如：“4.4.4文件”、“4.4.5文件控制”、“4.5.4记录控制”、“4.5.5内部审核”以及“4.6管理评审”等要素。这为实施两个管理体系的组织实现体系的整合提供了有利条件。

二、已建立环境管理体系的组织如何实施新版标准的要求
1.对体系文件进行修改
组织应根据新版标准各条款的要求修改环境管理体系文件，包括修改环境管理手册、程序文件和其他有关文件。新版标准虽然在整体结构上没有重大变化，但绝大部分要素的要求都有或多或少的改变。因此，要根据新版标准的要求，全面评审其体系文件，进行修改或换版。“4.5.2合规性评价”是新增加的条款，应根据标准的要求专门制定程序文件。

2.体系运行应增加的内容
组织除了根据新版标准修改各级体系文件外，还应根据新的文件的要求，在本组织环境管理体系的覆盖范围内，实施各项新的要求，包括：
（1）根据“4.2环境方针”的要求，将环境方针传达到所有为组织工作或代表组织工作的人员。这就需要确定这些人员的范围。例如：界定为组织提供各种服务的合同方的人员，以及代表组织工作的合同方人员，并以各种适宜的方式，向他们传达环境方针的要求。
（2）按照“4.3.2法律法规和其他要求”对“确定适用性法律法规要求如何应用于它的环境因素”的规定，分项列出所确定的环境因素适用法律法规条款的具体要求，并对照这些要求对组织的遵守状况进行评审，根据评审结果采取必要的行动。
（3）根据“4.4.2能力、培训和意识”对组织应确保“为它或代表它工作的、可能具有重大环境影响的工作的人员”具有相应能力的要求，对这些人员的能力提出要求，并确定相关的培训要求。
（4）如果组织决定与外界交流，应按照“4.4.3信息交流”的要求，针对本组织的实际情况作出规定并予以实施。
（5）根据“4.4.7应急准备予响应”的要求，确定本组织可能发生的紧急情况和事故，并制定应急预案。按照规定的计划，定期对其应急准备和响应程序（包括应急预案）进行评审。
（6）按照“4.5.2合规性评价”的规定，逐项对适用的法律法规和其他要求的遵循情况进行评价，并保存对上述评价结果的记录。
（7）针对组织的具体情况，按照“4.5.3不符合纠正和预防措施”的要求，评估采取措施预防不符合的要求。如果确有这种需求，应制定预防措施并加以实施。此外，应评价所实施的纠正措施和预防措施的有效性。
（8）在修正后的体系文件付诸实施后，组织应按照“4.5.5内部审核”和新的体系文件的要求，对环境管理体系进行一次内部审核，并对内审结果进行系统总结。
（9）按照“4.6管理评审”规定的8项评审输入的要求，逐项准备相应材料，提交管理评审会进行评审。管理评审的决定（输出），应付诸实施。
对于已经建立环境管理体系的组织，ISO 14001：2004标准的发布实施，是一次很好的改进契机，组织应对体系实施中的问题进行改进，除了上述涉及新版标准新增加的要求外，还应在其他方面进行评审和改进。例如：
（1）环境因素的识别是否充分，包括在各种活动中能够控制的环境因素、产品中的环境因素等。
（2）对与重要环境因素有关的运行，是否进行了充分的策划和控制，其控制是否有效。
（3）对所适用的产品和服务中的重要环境因素，是否进行了识别评价，并针对合同方建立、实施了管理程序。
（4）是否充分识别了本组织中可能具有重大环境影响的运行，并对其关键特性进行了有效的例行监测等。
组织应根据新版标准的要求，健全环境管理体系各个管理要素的功能，持续改进本组织的环境管理体系，提高环境管理体系的有效性。